Privacyverklaring

HLTC De Kuil respecteert de privacy van zijn leden en/of bezoekers en zorgt er voor dat zorgvuldig met de persoonsgegevens wordt omgegaan.
In deze privacyverklaring wordt precies uitgelegd welke gegevens worden verwerkt, wat er met deze gegevens wordt gedaan en welke rechten je hebt.  

Privacyverklaring

HLTC De Kuil is een vereniging met als doel het doen beoefenen en bevorderen van de tennis- en padelsport.

Contactgegevens:

Wat is de bron van de persoonsgegevens?

HLTC De Kuil verwerkt persoonsgegevens die door leden zijn verstrekt omdat zij lid willen zijn van de vereniging.

Welke persoonsgegevens verwerkt onze vereniging?

De vereniging houdt een ledenadministratie bij waarin de volgende gegevens worden vastgelegd:

  • Voornaam en Achternaam
  • Geslacht
  • Adresgegevens
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer
  • E-mail adres
  • Pasfoto
  • Bankrekeningnummer

Waarom verwerken wij deze gegevens?

De persoonsgegevens van leden verwerkt de vereniging in de ledenadministratie ten behoeve van registratie en facturatie. Verder gebruikt de vereniging deze gegevens o.a. voor communicatie, plaatsing van foto’s op onze site en sociale media en voor het lidmaatschap van de KNLTB.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

HLTC De Kuil bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het beoogde doel. Persoonsgegevens worden 2 jaar na beëindiging lidmaatschap of contract bewaard, voor informatie die valt onder de fiscale bewaarplicht geldt een bewaarplicht van 7 jaar.

Welke rechten heeft u t.a.v. de verwerking van persoonsgegevens?

U heeft te allen tijde het recht de verwerking te stoppen (het zogenoemde recht op vergetelheid), de persoonsgegevens te corrigeren, bezwaar te maken of gegevens te laten verwijderen. Indien het recht op vergetelheid wordt uitgeoefend, zal het lidmaatschap worden beëindigd en de persoonsgegevens verwijderd nadat is voldaan aan de financiële verplichtingen. In de persoonlijke omgeving van de website (te bereiken via gebruikersnaam en wachtwoord) hebben leden inzicht in de eigen persoonsgegevens. Tevens kunnen in deze omgeving wijzigingen in persoonsgegevens of privacy instellingen gedaan worden.

Waar kunt u terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via avg@hltcdekuil.nl. Daarnaast kunt u ook een klacht indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via de volgende link https://autoriteitpersoonsgegevens.nl. 

Geautomatiseerde besluitvorming

Wanneer automatisch een beslissing wordt gemaakt op basis van persoonsgegevens zonder tussenkomst van een echt persoon is er sprake van geautomatiseerde besluitvorming. HLTC De Kuil neemt geen beslissingen louter op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen.

Computerprogramma’s

De vereniging maakt gebruik van de volgende computerprogramma’s: All United voor leden- en financiële administratie, website, ClubApp en e-mail, Twelve B.V. (kassasysteem), Toernooiplanner KNLTB, Dropbox.

In de ClubApp zijn op dezelfde manier persoonsgegevens zichtbaar als via het inloggen op de website. De ClubApp heeft geen automatische uitlog-beveiliging en maakt gebruik van de standaard beveiligingsmogelijkheden van de smartphone.

Beeldmateriaal

Beeldmateriaal wordt gepubliceerd mits iemand bezwaar heeft gemaakt tegen publicatie. Leden kunnen aan de betreffende commissie vragen de foto te verwijderen. 

Foto’s en video’s van jeugdleden worden alleen met toestemming van de ouders / begeleiders (tot 16 jaar), daarboven het kind zelf, gepubliceerd. Ouders/begeleiders kunnen in de eigen ingelogde omgeving aangeven of beeldmateriaal van hun kind gebruikt mag worden. 

Derden

Wij schakelen alleen derden in als dit past bij het doel waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt. De derde partij kan alleen onze opdracht tot gegevensverwerking krijgen als deze partij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen en geheimhouding garandeert. Verder is de vereniging soms wettelijk verplicht om persoonsgegevens aan derden te verstrekken.

KNLTB

Omdat HLTC De Kuil is aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (KNLTB) worden de persoonsgegevens ook aan de KNLTB verstrekt. Zie bijgevoegde link voor het privacy statement van de KNLTB https://www.knltb.nl/privacy-statement/.

Hoe zorgen we ervoor dat zorgvuldig wordt omgegaan met de verwerking van uw persoonsgegevens?

HLTC De Kuil heeft het beheer van de administratie, kassasysteem, website, club app en e-mail ondergebracht bij service providers. Met deze bedrijven zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten die in overeenstemming  zijn met de eisen van de AVG en de Nederlandse wet. De service provider heeft op haar beurt zelf ook verwerkersovereenkomsten met de sportbond en andere partijen waarmee vanuit de software gegevens kunnen worden uitgewisseld. 

De servers waarvan gebruik wordt gemaakt, bevinden zich allemaal binnen de EU. Er worden back-ups gemaakt er wordt gezorgd voor software-updates en beveiligingssoftware.

Verenigingsdocumenten Overzicht